Liquiditätsplanung
Software-Lösungen für Unternehmer*innen & Selbstständige

Eine Liquiditätsplanung ist für Unternehmen und Selbstständige essenziell. Ohne ausreichend Liquidität kann es zu finanziellen Engpässen kommen – selbst wenn dein Geschäft profitabel ist.

Liquidität beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Sie zeigt an, wie viele flüssige Mittel – also Bargeld, Bankguthaben oder sofort verfügbare Gelder – zur Verfügung stehen. Ist ein Unternehmen liquide, kann es seinen finanziellen Verpflichtungen problemlos nachkommen.

Dabei unterscheidet man zwischen kurzfristiger und langfristiger Liquidität:

• Kurzfristige Liquidität betrifft die direkte Zahlungsfähigkeit – also ob genug Geld auf dem Konto ist, um die laufenden Kosten wie Gehälter oder Miete zu decken.
• Langfristige Liquidität betrachtet die finanzielle Stabilität über Monate oder Jahre. Hier geht es um nachhaltige Ertragskraft und die Fähigkeit, Investitionen oder Kredite zu bedienen. 

Die Sicherung der Liquidität ist deine bedeutsamste Aufgabe als Unternehmer*in. Warum? Weil ein Unternehmen trotz guter Auftragslage in Schwierigkeiten geraten kann, wenn es keine flüssigen Mittel hat, um seine Rechnungen zu bezahlen. 

Die Liquiditätsplanung stellt sicher, dass ein Unternehmen jederzeit zahlungsfähig bleibt, indem sie zukünftige Einnahmen und Ausgaben detailliert erfasst, und zwar möglichst auf den Tag genau. Sie sagt dir im Voraus, wann wie viel Geld auf deinem Konto eingeht, wann wie viel abfließt und wie sich folglich der Kontostand entwickelt. So hilft sie dir, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und bewahrt dich davor, plötzlich ohne liquide Mittel dazustehen, selbst wenn dein Unternehmen eigentlich profitabel ist.

Ohne eine solide Liquiditätsplanung kann es schnell kritisch werden: Erst häufen sich Mahngebühren, dann verlangen Lieferant*innen Vorkasse – und schlimmstenfalls beenden sie die Zusammenarbeit. Fehlen dir dann Waren oder Rohstoffe, kannst du keine Umsätze mehr generieren. Was als kleiner Engpass begann, kann sich zur Existenzkrise ausweiten.

Dabei sind die Prognosen nie hundertprozentig genau – doch regelmäßige Abgleiche mit deinen echten Kontobewegungen helfen dir, immer besser zu planen und auf finanzielle Schwankungen vorbereitet zu sein. Deshalb ist eine durchdachte Liquiditätsplanung kein Luxus, sondern eine absolute Notwendigkeit – nicht nur für dich, sondern auch für Banken oder Investor*innen, die in dein Unternehmen vertrauen sollen.

Liquiditätspläne werden von Unternehmen jeder Größenordnung erstellt – vom Einzelunternehmen bis zum Global Player. Besonders wichtig sind sie in der Gründungsphase, wenn die finanziellen Ressourcen eng werden oder wenn eine größere Finanzierung ansteht. Aber auch etablierte Unternehmen in ruhigem Fahrwasser sollten ihre Zahlungsfähigkeit stets im Blick behalten. 

In kleineren Betrieben übernimmt diese Aufgabe häufig die Geschäftsführung selbst, während in größeren Betrieben die Buchhaltungs- oder Controlling-Abteilungen dafür zuständig sind. Eine zuverlässige Liquiditätsplanungssoftware kann diesen entscheidenden Prozess vereinfachen und helfen, Engpässe früh zu erkennen. 

Diese Zahlen musst du kennen, um eine solide Liquiditätsplanung zu erstellen: 

• Auf der Einnahmenseite erfasst du alle erwarteten Zahlungseingänge: Wann bekommst du Honorare überwiesen? Wann werden Rechnungen bezahlt? Berücksichtige dabei auch Eigen- oder Fremdkapitalerhöhungen, da diese deine Liquidität direkt beeinflussen.
• Auf der Ausgabenseite dokumentierst du alle geplanten Zahlungsausgänge: Investitionen, direkte Kosten, Personalkosten, Betriebsausgaben, Kredittilgungen samt Zinsen, Steuerzahlungen und deine privaten Entnahmen.

Bedenke, dass zwischen Leistungserbringung und Zahlung mehrere Wochen liegen können: Erst erledigst du die Arbeit, dann stellst du die Rechnung – und anschließend kann noch leicht ein Monat vergehen, bis das Geld auf deinem Konto eingeht. Diese Zeitspanne richtig einzuschätzen ist entscheidend für eine realistische Liquiditätsplanung.

Abschreibungen kannst du bei deiner Liquiditätsplanung übrigens vernachlässigen, da sie nicht zahlungswirksam sind und keine direkten Auswirkungen auf deine Liquidität haben. Das unterscheidet die Liquiditätsplanung von der Rentabilitätsplanung. 

Trotz aller Komplexität, die Fachleute gerne mit Begriffen wie „Liquidität ersten, zweiten und dritten Grades“ oder „dispositive, strukturelle und relative Liquidität“ beschwören – für die meisten Unternehmen genügt eine ganz einfache Übersicht. Mit einem strukturierten Vorgehen lässt sie sich gut bewältigen. Hier ist eine einfache Anleitung, die dir den Einstieg erleichtert:

1. Grundlagen klären

Bevor du mit deiner Liquiditätsplanung beginnst, solltest du dir einen groben Überblick verschaffen über die wichtigen Posten auf der Einnahmen- und auf der Ausgabenseite. Die Kontoauszüge der letzten Monate sind eine gute Basis. Falls du noch keine Erfahrungswerte hast, weil dein Unternehmen noch in der Gründungsphase steckt, kannst du den Finanzteil deines Businessplans heranziehen, um die Liquidität für die ersten Monate nach dem Start zu planen.

2. Zeitraum festlegen

Bestimme, für welchen Zeitraum du deine Liquidität planen möchtest – üblich sind 3, 6 oder 12 Monate. Je nach Geschäftsmodell kann eine taggenaue, eine wöchentliche oder monatliche Planung sinnvoll sein. Du benötigst Angaben zum Zeitpunkt und der Höhe von Einnahmen und Ausgaben und dem Saldo.

3. Zahlungseingänge erfassen

Starte mit den voraussichtlichen Einnahmen: Umsätze aus Verkäufen, Honorare, Eigenkapitalerhöhungen, Kredite oder andere Finanzierungen. Achte darauf, nicht nur die Höhe, sondern auch den Zeitpunkt der Eingänge realistisch einzuschätzen und in deine Planung einzutragen. Ein Zahlungsziel von 30 Tagen oder mehr ist keine Seltenheit. Diese zeitliche Verschiebung ist einer der kritischsten Faktoren für deine Liquidität!

4. Zahlungsausgänge auflisten

Trage alle fixen und variablen Kosten ein, z. B. Miete, Gehälter, Materialkosten, Kredittilgungen und Steuern. Vergiss nicht, auch unregelmäßige Ausgaben wie Versicherungen oder größere Anschaffungen einzuplanen. Denk dran: Abschreibungen spielen in der Liquiditätsplanung keine Rolle, da sie nicht zahlungswirksam sind.

5. Mehrwertsteuer einbeziehen

Vergiss die Mehrwertsteuer nicht in deiner Planung! Obwohl sie nur ein durchlaufender Posten ist, beeinflusst sie deine Liquidität erheblich. Trage alle steuerpflichtigen Ein- und Auszahlungen inklusive Mehrwertsteuer ein, da du diese Gelder tatsächlich überweist bzw. erhältst.

6. Zahlungsströme gegenüberstellen

Jetzt kannst du deine Einnahmen mit den geplanten Ausgaben vergleichen. Falls sich ein negativer Saldo ergibt, erkennst du frühzeitig, wann und wo ein Liquiditätsengpass droht.

7. Regelmäßig überprüfen und anpassen

Liquiditätsplanung ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein fortlaufender Prozess. Vergleiche regelmäßig deine Planzahlen mit den tatsächlichen Ist-Zahlen. Analysiere Abweichungen und passe deine künftigen Prognosen entsprechend an. Mit der Zeit wirst du immer besser darin, deine Liquidität vorherzusagen.

Mit dieser Vorgehensweise schaffst du eine solide Basis für deine Liquiditätsplanung. Mit einer spezialisierten Software wie Smart Business Control wird dieser Prozess noch einfacher. Du sparst die das Anlegen einer Tabelle und behältst ganz easy den Überblick über deine finanzielle Situation.

Eine leistungsstarke Software nimmt dir einen Großteil der Planungsarbeit. Statt manuell mit Tabellen zu hantieren, gibst du einfach deine Daten ein – etwa zu Einnahmen, Ausgaben und Zahlungszielen. Die Software übernimmt die komplexen Berechnungen für dich, erstellt fundierte Prognosen und macht mögliche Engpässe frühzeitig sichtbar. Das spart Zeit und gibt dir Sicherheit in der Planung.

Smart Business Control bietet dir diese Vorteile. Wir haben die Software speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige entwickelt. Sie vereinfacht die Liquiditätsplanung erheblich und macht sie auch für Nicht-Finanzexpert*innen zugänglich.

Die intuitive Benutzeroberfläche führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Liquiditätsplanung. Du gibst einfach deine erwarteten Einnahmen und Ausgaben ein, und Smart Business Control visualisiert automatisch deine zukünftigen Zahlungsströme in übersichtlichen Grafiken und Tabellen.

Um zu veranschaulichen, wie eine Liquiditätsplanung in der Praxis funktioniert, betrachten wir das Beispiel von Sophia, einer freiberuflichen Grafikdesignerin, die seit zwei Jahren selbstständig arbeitet.

Sophias Ausgangssituation

Sophia hat ein stabiles Geschäft mit mehreren wiederkehrenden Kund*innen aufgebaut. Sie arbeitet von einem eigenen Büro aus und nutzt hochwertige Designsoftware. Sie hat monatliche Fixkosten von rund 3.650 EUR, darunter Miete, Softwareabos, Versicherungen und ihre private Entnahme. In drei Monaten plant sie die Anschaffung eines neuen Rechners für 3.000 EUR.

Ihr größtes Problem: unregelmäßige Zahlungseingänge. Zwar arbeitet sie an gut bezahlten Projekten – darunter ein Webshop-Redesign für 4.500 EUR und ein Markenauftritt für ein Startup (6.000 EUR in drei Raten) – aber die Zahlungen kommen oft verzögert oder gestückelt. Kleinaufträge summieren sich auf etwa 400 EUR monatlich, doch auch hier liegt der Geldeingang oft Wochen hinter dem Rechnungsdatum.

Ihre Liquiditätsplanung erledigt sie per Excel – doch das kostet Zeit, ist fehleranfällig und zeigt keine Warnungen bei drohenden Engpässen. Als eine Steuernachzahlung und eine Laptopreparatur gleichzeitig fällig wurden, rutschte sie kurzfristig in einen finanziellen Engpass – und musste ein Projekt unter Wert annehmen, um liquide zu bleiben.

Wie Smart Business Control Sophias Probleme löst

Nach ihrer kritischen Erfahrung entscheidet sich Sophia für Smart Business Control – und merkt sofort den Unterschied:

• Schneller Start: Sophia erfasst ihre laufenden Projekte mit wenigen Klicks.
• Klarer Überblick: Ein visuelles Dashboard zeigt ihre Liquidität für die nächsten Monate.
• Steuerplanung inklusive: Die Software berechnet automatisch die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen.

Schon nach wenigen Tagen erkennt Sophia: In drei Monaten droht ein Engpass – genau dann, wenn sie ihren neuen Rechner kaufen will. Dank der Prognose kann sie gezielt ein zusätzliches Projekt akquirieren und rechtzeitig abschließen. Ergebnis: Keine Finanzierung nötig, keine Kompromisse beim Preis.

Zudem spart sie mit Smart Business Control monatlich mehrere Stunden, die sie jetzt für kreative Arbeit und Kundengewinnung nutzt.

Die Kosten für eine Liquiditätsplanung können je nach gewähltem Ansatz und den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens variieren. Grundsätzlich hast du folgende Optionen:

1. Interne Erstellung mit Tabellenkalkulationen: Viele Unternehmen nutzen Standardprogramme wie Microsoft Excel für ihre Liquiditätsplanung. Die Kosten hierfür beschränken sich auf die Lizenzgebühren der Software. 
2. Spezialisierte Liquiditätsplanungssoftware: Diese Tools bieten erweiterte Funktionen wie Echtzeit-Überwachung, automatische Prognosen und Integration mit anderen Finanzsystemen. Die Preise variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Es gibt kostenlose Basisversionen mit eingeschränkten Funktionen sowie kostenpflichtige Abonnements, die zwischen 39 und 249 EUR pro Monat liegen.
3. Externe Beratung: Die Beauftragung von Finanzberater*innen oder spezialisierten Dienstleister*innen ist eher für komplexe Unternehmensstrukturen eine Option. Die Kosten hierfür sind individuell und hängen vom Umfang der Beratung ab.

Mit Smart Business Control erhältst du eine benutzerfreundliche Lösung für deine Liquiditätsplanung, die speziell auf die Bedürfnisse von Selbstständigen, kleinen Unternehmen und Gründer*innen zugeschnitten ist. Anstatt dich mit komplizierten Tabellen oder überdimensionierten Tools herumzuschlagen, bietet Smart Business Control eine intuitive Oberfläche, die deine Einnahmen und Ausgaben übersichtlich darstellt und dir hilft, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Eine kluge Liquiditätsplanung kann den Unterschied zwischen unternehmerischem Erfolg und Misserfolg ausmachen. Hier sind sechs bewährte Tipps, die dir helfen, deine Liquidität zu sichern:

1. Behalte deine Zahlen fest im Blick

Im hektischen Unternehmensalltag gerät die Liquiditätsplanung leicht in den Hintergrund. Doch genau das kann gefährlich werden! Mach dir bewusst, dass die Sicherung deiner Zahlungsfähigkeit zu deinen wichtigsten Aufgaben gehört. Nutze deine Liquiditätsplanung als Controlling-Instrument, um alle fälligen Zahlungen und offenen Posten regelmäßig zu überwachen. Das kostet nicht viel Zeit und bewahrt dich vor bösen Überraschungen.

2. Vergiss die Steuer nicht

Hohe Steuernachzahlungen führen immer wieder zu plötzlichen Liquiditätsengpässen. Besonders tückisch wird es, wenn deine Umsätze besser laufen als erwartet und die geleisteten Steuervorauszahlungen nicht mehr ausreichen. Lege daher konsequent einen festen Anteil deiner Einnahmen für Steuern beiseite. Bedenke bei deiner Planung auch die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) – obwohl sie für dich nur ein durchlaufender Posten ist, musst du sie in deiner Liquiditätsplanung berücksichtigen.

3. Setze deine Forderungen durch

Kunden, die zu spät, nur teilweise oder gar nicht zahlen, bedrohen deine Liquidität unmittelbar. Ein effektives Mahnwesen ist daher entscheidend für deine Zahlungsfähigkeit. Stelle rechtssichere Rechnungen und vereinbare bei größeren Aufträgen Vorschuss- oder Teilzahlungen. Versuche gleichzeitig, mit deinen Lieferanten verlängerte Zahlungsziele auszuhandeln, um deine eigenen Zahlungsausgänge hinauszuzögern.

4. Halte deine Investitionen klein

Je weniger Kapital du in Maschinen, Fahrzeuge oder Immobilien bindest, desto besser für deine Liquidität. Prüfe, ob Leasing statt Kauf für dich sinnvoll sein könnte. Entwickle Geschäftsmodelle, die ohne teure Infrastruktur auskommen – moderne Ansätze wie Lean-Startup oder Solopreneurship können hier wertvolle Impulse geben. Auch ein umfangreiches Warenlager bindet Kapital. Lass dich nicht von Mengenrabatten verführen, sondern kaufe nur ein, was du wirklich bald benötigst.

5. Viel hilft nicht immer viel

Der optimale Liquiditätsbedarf hängt stark von deinem Geschäftsmodell ab. Ein freiberuflicher Grafiker im Homeoffice braucht weniger liquide Mittel als ein Reiseunternehmen mit Angestellten und Fuhrpark. Grundsätzlich gilt: Halte deine liquiden Mittel so niedrig wie möglich und so hoch wie nötig. Sorge für ausreichende Reserven, um laufende Verbindlichkeiten zu begleichen und unvorhergesehene Ausgaben abzudecken – aber übertreibe es nicht. Zu viel ungenutztes Kapital auf dem Konto erwirtschaftet keine Rendite und könnte anderswo im Unternehmen effizienter eingesetzt werden.

6. Factoring nutzen

Mit Factoring kannst du deine Liquidität schnell und unkompliziert verbessern. Dabei verkaufst du deine Rechnungen an spezialisierte Dienstleister. Der Vorteil: Du erhältst sofort Geld, während deine Kunden erst später gemäß den vereinbarten Zahlungszielen zahlen. Im Gegenzug behält der Factoring-Anbieter einen Teil der Rechnungssumme für sich. Anders als beim Inkasso geht es beim Factoring nicht um überfällige Forderungen, sondern um die Vorfinanzierung regulärer Rechnungen. Der Dienstleister übernimmt auch das Mahnwesen, falls Zahlungen ausbleiben.

Mit diesen Tipps und einer zuverlässigen Liquiditätsplanungssoftware wie Smart Business Control schaffst du eine solide Basis für dein Unternehmen und kannst auch in finanziell angespannten Zeiten ruhig schlafen.

Eine solide Liquiditätsplanung ist wichtig – und gar nicht so kompliziert. Lass dich nicht von völlig übertriebenen Ansprüchen oder überdimensionierten Softwarelösungen verunsichern – im Grunde genügt es, einige wenige Zahlen aus deinem Unternehmen gegenüberzustellen! Wenn du deine Ein- und Ausgaben im Blick hast, kannst du Engpässe vermeiden und dein Unternehmen auf sichere finanzielle Beine stellen. Starte jetzt und bring Struktur in deine Finanzen!