Finanzplan erstellen
Finanzplanung für Unternehmer*innen einfach erklärt

Finanzplanung ist für viele Selbstständige ein Buch mit sieben Siegeln. Zahlen, Tabellen, Prognosen – das wirkt oft abschreckend. Dabei ist ein solider Finanzplan kein Hexenwerk, sondern eine echte Hilfe in deinem Unternehmeralltag. Er zeigt dir, wie es finanziell um dein Unternehmen steht. Wofür gibst du Geld auf, wie viel Geld nimmst du ein, lohnt sich das Ganze oder droht eventuell ein Zahlungsengpass?

Viele scheuen sich, überhaupt mit der Finanzplanung anzufangen. Doch genau hier liegt die größte Gefahr: Wer die eigenen Finanzen nicht überblickt, tappt im Dunkeln – und das kann teuer werden. Dabei muss es gar nicht kompliziert sein. Unser Tipp ist: Lieber eine einfache Finanzplanung, die du verstehst und selbst erstellt hast, als ein perfektes Zahlenwerk, das dir nichts sagt.

Mit dem richtigen Tool an deiner Seite geht’s sogar ziemlich einfach. Deshalb haben wir Smart Business Control für dich entwickelt. Probiere es aus und du wirst sehen: Wenn du deine Zahlen einmal durchdacht hast, gibt dir das ein gutes Gefühl von Sicherheit und Kontrolle.

Ein Finanzplan ist wie ein Kompass. Egal, ob du dich gerade erst selbstständig machst oder bereits ein kleines Unternehmen führst: Er zeigt dir, wo du finanziell stehst. 

Der Finanzplan besteht aus mehreren Bausteinen – dazu gehört eine Umsatz- und Kostenplanung, eine Liquiditätsplanung und eine Rentabilitätsvorschau. Diese Planungen zusammen verschaffen dir Klarheit: Funktioniert dein Geschäftsmodell auch auf Dauer? Reichen deine Einnahmen aus, um deine Kosten zu decken? Wirst du im nächsten Monat deine Rechnungen zahlen können? 

Besonders wichtig wird ein durchdachter Finanzplan, wenn du Fördergelder beantragen oder einen Kredit aufnehmen möchtest. Banken und Investor*innen schauen sich zuerst deine Finanzplanung an, um zu entscheiden, ob sie dir ihr Geld anvertrauen. Aber der oder die Erste, die überzeugt sein sollte, bist du selbst. Dein Finanzplan zeigt dir schwarz auf weiß, ob und wie dein Business rentabel wird und bleibt.

Viele Selbstständige starten mit viel Herzblut – aber ohne echten Plan, was finanziell auf sie zukommt. Das Problem: Ihnen fehlt dann die Grundlage für gute Entscheidungen. Sie hangeln sich ihr ganzes Unternehmerleben lang von Monat zu Monat und setzen auf das Prinzip Hoffnung. Solange die Einnahmen stimmen, kann das gut gehen. Aber wenn zum Beispiel deine Kosten steigen, ohne dass du deine Preise anpasst, oder wenn nach und nach deine Kund*innen ausbleiben, wirst du irgendwann Verluste machen. Ein Finanzplan kann dich rechtzeitig davor warnen. Er hilft dir also, Risiken frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern, bevor es wirklich eng wird. 

Ein Finanzplan ist daher keine lästige Pflicht, die du allenfalls für Banken oder andere Geldgeber*innen erledigst, sondern ein simples, aber mächtiges Frühwarnsystem, das dich endlich wieder ruhig schlafen lässt. 

Ein guter Finanzplan besteht aus mehreren Teilen, die sich ergänzen und gemeinsam ein klares Bild deiner finanziellen Situation ergeben. Damit du nichts vergisst, zeigen wir dir hier Schritt für Schritt, was reingehört – und worauf du besonders achten solltest.

Umsatzplanung: Prognostiziere deinen Erfolg

Wie viel Geld wirst du mit deinem Angebot verdienen? Die Umsatzplanung hilft dir, genau das zu beantworten. Du schätzt ab, wie viele Produkte oder Dienstleistungen du verkaufen wirst – zum Beispiel pro Monat – und zu welchem Preis. Dabei solltest du auch saisonale Schwankungen oder Anlaufzeiten realistisch berücksichtigen. Wenn du schon länger selbstständig bist, kannst du auf deine Erfahrungen zurückgreifen. Schwieriger wird es bei einer Gründung – dann solltest du deine Erwartungen gut begründen können. 

Tipp: Mit Smart Business Control kannst du deine Umsätze ganz einfach planen. Das Tool stellt dir Eingabehilfen bereit und erstellt auf Knopfdruck eine Übersicht. Einfacher geht’s nicht.

Kostenplanung: Wofür gibst du in deinem Unternehmen Geld aus?

In der Kostenplanung listest du alle Ausgaben auf, die in deinem Unternehmen anfallen – von der Miete über Marketing bis hin zu Material oder Software.

Wir unterscheiden folgende Arten von Kosten:

• Direkte oder variable Kosten (z. B. Materialkosten, Wareneinsatz): Sie steigen und fallen mit dem Umsatz
• Indirekte oder Fixkosten (z. B. Miete, Versicherungen, Werbung): Sie entstehen auch, wenn du keinen Umsatz machst

Zu den fixen Kosten zählen:

• Personalkosten (inkl. Sozialabgaben: Arbeitgeberbrutto)
• Private Ausgaben: Was brauchst du zum Leben?

Warum gehören auch deine privaten Ausgaben zu den Kosten dazu? Weil du von deiner Selbstständigkeit leben willst und musst. Vor allem bei Freiberufler*innen, die oft nur einen Rechner, einen Schreibtisch und ein Telefon brauchen, machen sie sogar den größten Anteil an den Ausgaben aus und dürfen daher in keiner Finanzplanung fehlen. 

Bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH werden deine Lebenshaltungskosten als Geschäftsführergehalt bezeichnet und den Betriebskosten zugerechnet. Bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften ist das nicht der Fall. Dort kannst du sie als Privatentnahme geltend machen und zu deinen übrigen Ausgaben hinzuzählen. Du kannst aber auch einfach „Gehalt“ dazu sagen. 

Rentabilitätsplanung: Lohnt sich dein Unternehmen?

Die Rentabilitätsplanung gibt dir eine Übersicht darüber, ob bzw. ab wann dein Unternehmen Gewinn erwirtschaftet. Hier vergleichst du die Einnahmen mit den Ausgaben – auf Monats- oder Jahresbasis. Du siehst dann, ob sich dein Geschäft über den Planungszeitraum rechnet. Eigentlich ganz simpel – man muss es nur machen. Tipp: Mit dem Ertrags-Check von Smart Business Control kannst du in wenigen Schritten sehen, ob sich deine Geschäftsidee trägt.

Liquiditätsplanung: Bleibst du zahlungsfähig?

Deine Liquiditätsplanung beantwortet eine einfache, aber entscheidende Frage: Reicht dein Geld auch in Zukunft, um alle laufenden Rechnungen zu bezahlen? Sie zeigt dir auf Monatsebene, wann Einnahmen und Ausgaben tatsächlich fällig werden und ob du zahlungsfähig bist. 

Achtung: Im Alltag ist die Liquidität wichtiger als die Rentabilität – denn was nützt es dir, wenn du am Ende des Jahres einen Gewinn gemacht hättest, dir aber unterwegs das Geld z. B. für neue Ware ausgegangen ist? 

Bei Gründungen: Kapitalbedarfsplanung

Die Kapitalbedarfsplanung zeigt dir, wie viel Kapital du brauchst, um deine Gründung oder eine größere Investition zu finanzieren – inklusive Anschaffungen, Gründungskosten und Anlaufzeit. Wichtig: Plane einen Puffer von 10 bis 20 Prozent der monatlichen Ausgaben ein, um auch unerwartete Ausgaben abzufedern. 

Beispiel: Angenommen, deine monatlichen Ausgaben (inkl. Steuern, Miete, Versicherungen, privaten Entnahmen etc.) liegen bei 3.000 EUR. Dann solltest du zwischen 3.300 bis 3.600 Euro einplanen, um Reserven für unvorhergesehene Belastungen zu schaffen (z. B. Reparaturen, Zahlungsverzögerungen, plötzlicher Umsatzrückgang).

Einen Finanzplan zu erstellen, klingt für viele erstmal kompliziert. Aber keine Sorge: Du musst für diese Aufgabe kein Finanzprofi sein. Es geht nicht darum, alles perfekt zu machen – sondern darum, dir selbst Klarheit zu verschaffen.

Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Starte mit der Umsatzplanung: Überlege dir, womit du Einnahmen erzielst, und kalkuliere dann auf Monatsbasis, wie häufig du deine Produkte oder Leistungen verkaufen wirst. Berücksichtige mögliche Schwankungen im Jahresverlauf und bleib realistisch!
2. Trage alle Kosten zusammen: Liste alle Ausgaben auf. Vergiss dabei deine privaten Lebenshaltungskosten nicht.
3. Ermittle deinen Kapitalbedarf: Wenn du eine Gründung planst: Wie viel Geld brauchst du, um alle anstehenden Investitionen und Gründungskosten zu tragen und in den ersten Monaten über die Runden zu kommen?
4. Plane deine Liquidität: Lege fest, wann Geld reinkommt und wann es rausgeht. Denk dran, dass es einige Wochen von der Auftragsvergabe bis zum Zahlungseingang auf deinem Konto dauern kann – je nach Geschäftsmodell. 
5. Berechne deine Rentabilität: Stelle Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Planungszeitraum gegenüber – bist du in der Gewinnzone?

Und jetzt die gute Nachricht: Du musst das alles nicht allein machen. Mit Smart Business Control wird Finanzplanung endlich verständlich. Du wirst Schritt für Schritt durch alle Bereiche geführt – von Umsatz bis Liquidität. Die Software nimmt dir das Rechnen ab, hilft dir, realistische Zahlen zu entwickeln, und erstellt daraus automatisch einen vollständigen Finanzplan. Klar strukturiert, leicht zu bedienen und übersichtlich.

Smart Business Control sorgt dafür, dass du immer weißt, wo du finanziell stehst. Das Tool hilft dir:

• Dein Angebot strukturiert zu planen – mit der Produkt-Treppe, die dir zeigt, wie du deine Leistungen Schritt für Schritt kalkulierst.
• Realistische Preise zu finden, die zu deinem Geschäftsmodell passen.
• Sofort zu sehen, ob sich deine Idee trägt.
• Deine Liquidität auf Monatsbasis zu steuern, mit einem klaren Dashboard und Erinnerungen an wichtige Zahlungstermine.
• Kennzahlen regelmäßig zu aktualisieren, damit du immer weißt, wo du finanziell stehst.

Das Beste daran: Smart Business Control ist nicht nur für Gründungen gedacht, sondern als praktisches Controlling-Tool für den Unternehmensalltag. Du musst deinen Plan nicht jedes Mal neu erstellen, sondern kannst ihn einfach weiterentwickeln und anpassen. Im Dashboard siehst du alle wichtigen Zahlen auf einen Blick – und auch, ob du noch im grünen Bereich bist oder der Zeiger schon auf orange oder sogar rot steht. Dann weißt du: Jetzt musst du aktiv werden!

Für eine solide Planung sollte der Finanzplan drei Jahre abdecken.

• Im ersten Jahr nach der Gründung solltest du monatlich planen. So kannst du Schwankungen besser erkennen und sofort reagieren – zum Beispiel bei saisonalen Geschäften oder unerwarteten Kosten.
• Ab dem zweiten Jahr reicht in der Regel eine Jahresplanung, jeweils für drei Jahre im Voraus. Hier geht es vor allem um die Frage: Entwickelt sich dein Business so, wie du es dir vorgestellt hast?

Diese mittelfristige Finanzplanung hilft dir, Trends zu erkennen, Investitionen zu planen und deine Rentabilität realistisch einzuschätzen. Auch Banken und Investor*innen verlangen in der Regel einen Plan über mindestens drei Jahre – denn sie wollen wissen, ob du auf lange Sicht erfolgreich wirtschaften kannst.

Mit Smart Business Control kannst du genau diesen Zeitraum abbilden – flexibel, anschaulich und jederzeit anpassbar.

Einen Finanzplan zu erstellen, ist der erste Schritt – ihn wirklich zum Leben zu erwecken und im Alltag damit zu arbeiten, ist der entscheidende. Damit dein Plan nicht nur auf dem Papier gut aussieht, sondern dir jeden Tag hilft, kluge Entscheidungen zu treffen, solltest du folgende Tipps beherzigen:

1. Plane realistisch

Kalkuliere deine Umsätze konservativ und rechne bei den Ausgaben lieber mit dem teureren Szenario. Ein zu rosiger Finanzplan wirkt zwar motivierend, bringt dich aber schnell in Schwierigkeiten, wenn die Realität nicht mitspielt.

2. Behalte deine Liquidität im Blick

Die Rentabilität ist wichtig – aber ohne Liquidität ist schnell Schluss. Nutze Tools wie Smart Business Control, um zu sehen, wie sich dein Kontostand Monat für Monat entwickeln wird – und wo du gegensteuern musst. Praktisch: Unser Tool erinnert dich regelmäßig daran, deine Zahlen zu aktualisieren – damit diese wichtige Aufgabe im Alltag nicht untergeht. 

3. Baue dir finanzielle Puffer ein

Plane 10 bis 20 Prozent Sicherheitsreserve für unvorhergesehene Ausgaben ein. So bleibst du auch in schwierigen Monaten zahlungsfähig und gerätst nicht gleich in Panik, wenn eine Rechnung später bezahlt wird.

4. Denk an die Steuer

Ein häufiger Fehler bei der Finanzplanung: Die Steuer wird schlicht vergessen. Viele Unternehmer*innen planen brav ihre Umsätze und Kosten – und sind dann völlig überrascht, wenn der Steuerbescheid ins Haus flattert. Plötzlich fehlen ein paar tausend Euro. Das lässt sich leicht vermeiden: Plane deine Steuerzahlungen von Anfang an ein. Dazu gehören Einkommensteuer, Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, eventuell Gewerbesteuer – je nach Unternehmensform.  

5. Halte deine Fixkosten schlank

Je höher deine monatlichen Fixkosten, desto mehr Druck entsteht, konstant hohe Umsätze zu erzielen. Überlege dir also gut, welche Ausgaben wirklich nötig sind – und vermeide langfristige Verträge, wenn möglich. So bleibst du flexibel.

6. Stelle deine Ausgaben regelmäßig auf den Prüfstand

Nicht nur zum Jahresbeginn, sondern auch unterjährig lohnt sich ein Blick auf deine Zahlen: Gibt es unnötige Kosten? Kannst du Anbieter wechseln oder Verhandlungen aufnehmen, z. B. bei Versicherungen oder Stromanbietern? Sowohl privat als auch beruflich sammeln sich schnell laufende Kosten an, die du längst nicht mehr brauchst. Gehe regelmäßig deine Abos und Versicherungen durch – da steckt oft Sparpotenzial von mehreren hundert Euro im Jahr drin.

7. Mach deinen Finanzplan zu deinem Werkzeug, nicht zu deiner Last

Viele erstellen einen Finanzplan – und lassen ihn dann verstauben. Besser: Nutze ihn als ständigen Begleiter deiner Unternehmensführung. Ergänze, aktualisiere und passe an, was sich verändert. So wird der Plan zu deinem besten Frühwarnsystem und du bist vor bösen Überraschungen gefeit.

Mit der richtigen Struktur, etwas Zeit und einem Tool wie Smart Business Control erstellst du einen Finanzplan, der dich sicher durch die Aufs und Abs der Selbstständigkeit begleitet. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Klarheit. Achte darauf, dass du realistisch kalkulierst und deine Plan-Zahlen gut belegen kannst. So bist du auf die Überraschungen des Unternehmerlebens bestens vorbereitet.